Ausnahmen für Fahrtenschreiber: Ab wann ist er Pflicht – und wann nicht?

Den Überblick über Ihren Fuhrpark zu behalten ist eine Sache, aber alle Ausnahmen für Fahrzeuge in unterschiedlichen Gesetzesrahmen zu kennen eine ganze andere! Dieser Artikel erklärt zunächst, was ein digitaler Fahrtenschreiber ist, bevor er sich mit Fahrzeugen beschäftigt, für die eine Ausnahme von der Fahrtenschreiberpflicht besteht. Zum Schluss werden wir die Vorteile der digitalen Verwaltung von Fahrtenschreibern betrachten.

Was ist ein Fahrtenschreiber?

Fahrtenschreiber zeichnen Fahrinformationen auf. Zu diesen gehören Lenkzeit, Geschwindigkeit und Entfernung. Die Daten werden verwendet, um sicherzustellen, dass Fahrer und Arbeitgeber die Vorschriften über die Lenkzeiten einhalten. Diese wurden eingeführt, um zu verhindern, dass die Fahrer zu müde sind und in der Folge sich selbst und anderen auf der Straße Schaden zufügen.

Fahrtenschreiber gibt es schon seit längerer Zeit, und die Informationen wurden früher in einem analogen Format aufgezeichnet. Diese Methode hatte jedoch ihre Nachteile, da sowohl Fahrer als auch Arbeitgeber die Informationen leicht ändern konnten, wenn sie sich nicht an die Vorschriften hielten. Um diesen Beschränkungen entgegenzuwirken, wurden digitale Fahrtenschreiber entwickelt.

Arten von Fahrtenschreibern

Wie bereits erwähnt, gibt es zwei Arten von Fahrtenschreibern: digitale und analoge. Die analogen Fahrtenschreiber werden heutzutage nur noch selten verwendet, da für Nutzfahrzeuge, die ab dem 1. Mai 2006 erstmals zugelassen wurden, nun ein digitaler Fahrtenschreiber erforderlich ist. Eine Ausnahme gilt diesbezüglich für Fahrzeuge, die vor dem 1. Mai 2006 zugelassen wurden. Sie dürfen weiterhin analoge Fahrtenschreiber verwenden, falls gewünscht.

Die Verwendung eines digitalen Fahrtenschreibers hat jedoch deutliche Vorteile. Erstens erhalten Sie genaue Daten über Fahrer und Fahrzeug, einschließlich der Länge und Dauer einer Fahrt, der Fahrzeuggeschwindigkeit und der Lenkzeit. All diese Informationen werden digital erfasst, gespeichert und übertragen, sodass Sie die Daten von jeder Karte in einem Flottenmanagementsystem analysieren können. Dadurch wird es viel einfacher, den Überblick über eine Flotte zu behalten.

Ein weiterer Vorteil des digitalen Fahrtenschreibers besteht darin, dass das Risiko von Bußgeldern aufgrund von Fahrten ohne Fahrtenschreiber oder Lenkzeit-Verstößen wesentlich geringer ist. Das liegt daran, dass im Vergleich zu analogen Fahrtenschreibern die Verwaltung der digitalen Daten genauer und einfacher möglich ist. Und wenn Sie einen guten Überblick über Ihren Fuhrpark haben, hilft Ihnen das dabei, die gesetzlichen Vorschriften besser einzuhalten.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zu Fahrtenschreiberkarten.

Welche Fahrzeuge benötigen einen Fahrtenschreiber?

Eine der häufigsten Fragen, die wir von Kunden gestellt bekommen, lautet: Ab wann müssen wir eigentlich einen Fahrtschreiber verwenden?

Die Antwort ist klar, weil gesetzlich geregelt: Ein Fahrtenschreiber ist Pflicht, wenn das gefahrene Fahrzeug den EU- oder AETR-Vorschriften unterliegt. Die EU-Vorschriften gelten für gewerbliche Fahrten, wenn das Fahrzeug mehr als 3,5 Tonnen wiegt und in der EU, dem EWR oder der Schweiz gefahren wird. Auch Fahrzeuge zur Personenbeförderung mit mehr als acht Sitzplätzen sind von der Pflicht betroffen. Die Ausnahmeregelungen finden sich in der Verordnung (EG) Nr. 561/2006 in Verbindung mit der Verordnung (EWG) 3821/85 und in der Fahrpersonalverordnung (FpersV).

Viele Unternehmen wissen nicht, dass die Fahrtenschreiberpflicht auch für Gespanne gilt. Das bedeutet: Nutzen Sie für den Transport von Gütern ein Auto mit Anhänger und übersteigt das zulässige Gesamtgewicht 3,5 Tonnen, dann sind Sie verpflichtet, die Lenk- und Ruhezeiten zu dokumentieren. Entfernt sich das Gespann weiter als 50 Kilometer Luftlinie vom Firmenstandort, müssen Sie auch in diesem Fall einen digitalen Fahrtenschreiber einbauen.

Ausnahmen von der Fahrtenschreiberpflicht

Viele Unternehmen müssen also einen digitalen Fahrtenschreiber verwenden. Doch es gibt Ausnahmen, die wir im Folgenden vorstellen.

Eine der bekanntesten Ausnahmeregelungen ist die „Handwerkerklausel“. Sie besagt, dass die Pflicht zum Fahrtenschreiber erst bei Fahrten im Umkreis von mehr als 100 Kilometern vom Firmenstandort besteht. Wer weniger fährt, muss keinen Fahrtenschreiber verwenden. Diese Regelung trat am 2. März 2015 in Kraft und verdoppelte die bestehende Ausnahmeregelung. Früher bestand die Pflicht zum Einbau eines Fahrtenschreibers schon ab 50 Kilometern.

Weitere Ausnahmen von der Fahrtenschreiberpflicht betreffen:

• Fahrzeuge, die zur Personenbeförderung im Linienverkehr verwendet werden, wenn die Linienstrecke nicht mehr als 50 km beträgt; 
• Fahrzeuge oder Fahrzeugkombinationen mit einer zulässigen Höchstmasse von nicht mehr als 7,5 t, die zur Beförderung von Material, Ausrüstungen oder Maschinen benutzt werden, die der Fahrer zur Ausübung seines Berufes benötigt, und die nur in einem Umkreis von 100 km um den Standort des Unternehmens und unter der Bedingung benutzt werden, dass das Lenken des Fahrzeugs für den Fahrer nicht die Haupttätigkeit darstellt. 
• Fahrzeuge mit einer zulässigen Höchstgeschwindigkeit von nicht mehr als 40 km/h; 
• Fahrzeuge, die Eigentum der Streitkräfte, des Katastrophenschutzes, der Feuerwehr oder der für die Aufrechterhaltung der öffentlichen Ordnung zuständigen Kräfte sind oder von ihnen ohne Fahrer angemietet werden, sofern die Beförderung aufgrund der diesen Diensten zugewiesenen Aufgaben stattfindet und ihrer Aufsicht unterliegt;
• Fahrzeuge – einschließlich Fahrzeuge, die für nichtgewerbliche Transporte für humanitäre Hilfe verwendet werden –, die in Notfällen oder bei Rettungsmaßnahmen verwendet werden;
• Spezialfahrzeuge für medizinische Zwecke; 
• Spezielle Pannenhilfefahrzeuge, die innerhalb eines Umkreises von 100 km um ihren Standort eingesetzt werden; 
• Fahrzeuge, mit denen zum Zweck der technischen Entwicklung oder im Rahmen von Reparatur- oder Wartungsarbeiten Probefahrten auf der Straße durchgeführt werden, sowie neue oder umgebaute Fahrzeuge, die noch nicht in Betrieb genommen wurden; 
• Fahrzeuge oder Fahrzeugkombinationen mit einer zulässigen Höchstmasse von nicht mehr als 7,5 t, die zur nichtgewerblichen Güterbeförderung verwendet werden; 
• Nutzfahrzeuge, die nach den Rechtsvorschriften des Mitgliedstaates, in dem sie verwendet werden, als historisch eingestuft (Oldtimer) werden und die zur nichtgewerblichen Güter- oder Personenbeförderung verwendet werden.

Ausnahmen nach deutschem Recht 

Die Liste der oben genannten Fahrzeuge ist vom EU-Recht ausgenommen. Dazu kommen weitere nationale Regelungen. Wir stellen Ihnen einige Fälle vor, die entsprechend der deutschen Vorschriften von der Pflicht ausgenommen sind, einen digitalen Fahrtenschreiber einzusetzen. Die Ausnahmen betreffen beispielsweise: 

• Fahrzeuge der Streitkräfte, der Polizei und der Feuerwehr;
• Fahrzeuge, die auf abgelegenen Inseln mit einer Fläche von weniger als 2.300 Quadratkilometern verkehren;
• Fahrzeuge, die ausschließlich abseits des öffentlichen Straßennetzes eingesetzt werden (z. B. auf Hafengelände).

Eine vollständige Liste erhalten Sie in der Verordnung zur Durchführung des Fahrpersonalgesetzes (Fahrpersonalverordnung - FPersV) § 1 Abs. 2 und § 18. 

Ist ein Fahrtenschreiber für Privatpersonen Pflicht?

Eine häufige Frage, wenn es um Ausnahmeregelungen für Fahrtenschreiber geht, ist, ob man für private Fahrten einen Fahrtenschreiber braucht. Grundsätzlich lautet die Antwort, dass privates Fahren nicht den Vorschriften für Lenk- und Ruhezeiten gewerblicher Fahrer unterliegen. Privates Fahren sind alle Fahrten, die nicht mit dem Lebensunterhalt verbunden sind. Privates Fahren umfasst daher nicht das Fahren während der Arbeitszeit eines Fahrers oder das Fahren für die Zwecke Ihres eigenen Gewerbes oder Unternehmens.

Lösungen für digitale Fahrtenschreiber

Wie wir erklärt haben, gibt es Fälle, in denen Nutzfahrzeuge vom Einbau eines Fahrtenschreibers ausgenommen sind. Dies ist jedoch nicht immer der Fall, und die Einhaltung der Vorschriften ist wichtig, um Geldstrafen zu vermeiden. Flottenmanagementsysteme können dabei helfen, das Fahrzeugmanagement zu optimieren, sodass Sie Aktualisierungen der Fahrzeug- und Fahrerdaten nahezu in Echtzeit erhalten können. GPS-Ortungslösungen ergänzen die Verwaltung des digitalen Fahrtenschreibers, sodass Sie einen Überblick über Ihre Flotte haben, wenn diese geschäftlich unterwegs ist.