Floty non-profit: planowanie tras, szkolenie kierowców przy użyciu telematyki

Organizacje non-profit muszą obecnie robić więcej, niż kiedykolwiek przedtem, choć dysponują mniejszymi środkami. Należą do nich fundacje udzielające dotacji, grupy wsparcia, kluby obywatelskie, organizacje społeczne i wszelkie inne organizacje non-profit, których pracownicy świadczą usługi społeczne i biznesowe w terenie.

Organizacje non-profit tego typu często mają własne pojazdy albo niewielkie floty, które pomagają im w realizowaniu misji. Jednak podobnie jak inne obszary organizacji, ich pojazdy muszą działać możliwie efektywnie, bezpiecznie i ekonomicznie ze względu na napięte budżety i często ograniczony personel lub grono wolontariuszy.

Przezwyciężenie tych i innych wyzwań wymaga inwestycji w rozwiązania techniczne, które pomagają organizacjom non-profit uzyskać maksymalny zwrot z inwestycji. Jednym z takich rozwiązań jest technologia telematyczna. Poniżej krótko opisano cztery wyzwania, przed którymi stoi wiele organizacji non-profit, oraz wyjaśniono, jak poradzić sobie z nimi przy użyciu telematyki.

Wyzwanie 1: śledzenie lokalizacji i aktywności pojazdów

Organizacje non-profit mają dużo roboty, a ich zasoby są ograniczone. Utrudnia to śledzenie miejsc przeznaczenia i lokalizacji pojazdów, zwłaszcza, kiedy robi się to ręcznie. Jednakże możliwość skutecznego monitorowania aktywności kierowców, w tym tras i postojów, jest kluczem do optymalizacji efektywności floty.

Technologia telematyczna pozwala organizacjom non-profit poprawić obsługę klienta i podejmować lepsze decyzje biznesowe, dostarczając w czasie zbliżonym do rzeczywistego dane oraz raporty dotyczące lokalizacji pojazdów i śledzenia aktywności. Czy chodzi o przeglądanie bieżących danych, czy o analizowanie historycznych, organizacje non-profit mogą zyskać wgląd w swoje floty poprzez wykorzystanie następujących przydatnych narzędzi:

• Historia pojazdu. Raporty historii pojazdu pokazują przejechane trasy i pomagają również odkryć wzory związane z nieefektywnymi lub niewłaściwymi trasami.
• Mapa na żywo. Widok mapy pozwala obejrzeć całą flotę jednocześnie na jednym ekranie. Organizacje non-profit mogą natychmiast sprawdzić, gdzie znajdują się wszystkie ich pojazdy w danym momencie.
• Geofencing. Geostrefy pozwalają monitorować konkretne obszary i wyróżniać konkretne aktywności w tych obszarach.
• Wyznaczanie i planowanie tras. Za pomocą oprogramowania do optymalizacji i planowania tras organizacje non-profit mogą elektronicznie planować zadania i określać ich sekwencje, aby optymalizować czas pracy kierowców, zużycie paliwa oraz liczbę przejechanych kilometrów (w celu ograniczenia zużycia poszczególnych pojazdów).

Wyzwanie 2: promowanie bezpieczeństwa kierowców

Organizacje non-profit muszą szczególnie dbać o reputację, a bezpieczeństwo kierowców jest dla nich sprawą priorytetową. Kierowcy prowadzący pojazdy w niepożądany sposób narażają na ryzyko siebie i innych użytkowników dróg. Ponieważ zaś ich pojazdy są powiązane z organizacją, agresywna lub niebezpieczna jazda może negatywnie wpływać na wizerunek organizacji i utrudnić jej realizowanie misji. Organizacje non-profit potrzebują lepszego sposobu na kontrolowanie zachowań kierowców oraz szkolenie ich w zakresie bezpiecznej jazdy.

Technologia telematyczna monitoruje zachowania kierowców, aby organizacje non-profit mogły sprawdzić, czy nie dochodzi do ryzykownych zachowań, takich jak przekraczanie dozwolonej prędkości, gwałtowne hamowanie i ostre wchodzenie w zakręty. Menedżerowie organizacji non-profit mogą wykonywać raporty, aby odkrywać trendy lub konkretne zdarzenia, używać danych systemowych do skuteczniejszego szkolenia kierowców oraz tworzyć alarmy, aby otrzymywać automatyczne powiadomienia w razie niebezpiecznego incydentu. Mogą również wykorzystać konkretne funkcje, aby ograniczyć niepożądane lub ryzykowne nawyki. Do funkcji tych należą:

• Raporty o bezpieczeństwie
• Karty ocen
• Menedżer mobilny
• Aplikacje dla kierowców
• Nawigacja GPS

Wyzwanie 3: wysokie wydatki operacyjne

Organizacje non-profit mają napięte budżety, a pozytywne przepływy pieniężne nie są gwarantowane. Dlatego kontrolowanie wydatków operacyjnych, w tym związanych z pojazdami floty, jest szczególnie istotną kwestią. Wymaga to jednak szczegółowego nadzoru nad konserwacją pojazdów, zużyciem paliwa, kosztami pracy i nie tylko. A większość organizacji non-profit ma za mało czasu i pracowników, żeby śledzić te informacje ręcznie. Tutaj na scenę wkracza technologia.

Technologia telematyczna może pomóc organizacjom non-profit w śledzeniu mniejszych i większych aspektów eksploatacji pojazdów w ekonomiczny i efektywny sposób. Obejmuje to takie elementy, jak zbyt długie postoje z włączonym silnikiem, nieefektywne wyznaczanie tras, rutynowa konserwacja oraz inspekcje bezpieczeństwa. Aby lepiej zapanować nad kosztami eksploatacji pojazdów, organizacje non-profit mogą wykorzystać następujące funkcje:

• Monitorowanie i integracja zużycia paliwa. Kontroluj zużycie paliwa, monitorując zakupy na stacji i śledząc użycie kart paliwowych, aby automatycznie identyfikować podejrzane transakcje z wykorzystaniem inteligentnych algorytmów, które pomagają identyfikować i ograniczać oszustwa na kartach paliwowych.
• System konserwacji i planowania. Zapewniają one kompleksowe śledzenie konserwacji i planowanie przeglądów w celu wydłużenia czasu bezawaryjnej pracy sprzętu. Generuj alarmy konserwacyjne dla wewnętrznego działu serwisowego lub lokalnego dealera i monitoruj wykorzystanie pojazdów. Zwiększ dokładność programu konserwacji prewencyjnej, aby zyskać kontrolę nad kosztami.
• Komercyjna nawigacja. Dostarcza kierowcom wskazówek i wyznacza trasy o optymalnym zużyciu paliwa w zależności od klasy pojazdu. Pomaga im uniknąć jazdy po drogach o ograniczonym dostępie i zapewnia nawigację GPS „zakręt po zakręcie”.

Wyzwanie 4: zapewnianie dowodu wykonanych usług

W przypadku organizacji non-profit, które świadczą usługi, częścią zapewniania satysfakcji klienta i budowania pozytywnej reputacji jest wykonywanie uzgodnionych usług, a następnie weryfikowanie ich satysfakcjonującego wykonania.

Trudno jednak polegać na papierowych dokumentach albo po prostu słowie wykonawcy w czasach, w których wszystko jest rejestrowane i śledzone, albo w sytuacji, w której klient mówi jedno, a Twoja dokumentacja drugie.

Technologia telematyczna pozwala pozyskiwać w czasie zbliżonym do rzeczywistego podpisy klientów, zdjęcia i inne informacje w formie cyfrowej ze znacznikami czasowymi. Te cyfrowe dane weryfikacyjne są bezpiecznie zapisywane w chmurze, skąd można je szybko i łatwo pobrać, aby dokładniej sprawdzić, czy praca została wykonana i w jakim terminie.

Działalność organizacji non-profit wiąże się z wieloma wyzwaniami. Zarządzanie pojazdami floty nie musi być jednym z nich.