Wat is het Keurmerk RitRegistratieSystemen?

Een automatisch ritregistratiesysteem kan uw administratie vereenvoudigen. Denk maar aan het verplicht bijhouden van kilometers voor de Belastingdienst. Een telematics installatie zet een onoverzichtelijke papieren kilometerregistratie om in een duidelijke digitale versie. In Nederland zijn er ongeveer 100 verschillende leveranciers van ritregistratiesystemen. Voor fleet managers kan het dus moeilijk zijn om een systeem te selecteren dat een fiscaal sluitende ritregistratie oplevert. Vanuit de markt ontstond daarom de behoefte om een keurmerk ritregistratie voor de Belastingdienst te ontwikkelen. De Stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen ontwikkelde deze branchestandaard.

Leveranciers die over dit keurmerk voor kilometerregistratie beschikken, voldoen aan alle eisen van de Belastingdienst. Digitale ritregistratie biedt veel voordelen, zowel voor administratieve efficiëntie als voor een correcte kilometerdeclaratie. [1]

Wat is een keurmerk?

Voordat we dieper ingaan op het Keurmerk RitRegistratieSystemen, kortweg het keurmerk RSS, is het belangrijk om te weten wat het begrip keurmerk exact inhoudt. Het gaat om een officieel erkend kwaliteitsoordeel dat altijd van een betrouwbare bron komt. De bron is een onafhankelijke, deskundige instantie, zoals de Stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen. In de meeste gevallen heeft een specifiek keurmerk een eigen logo dat vlug en herkenbaar aantoont dat het product of de dienst aan de kwaliteitsnormen voldoet.

Wat doet de Stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen?

De Stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen is een onafhankelijke instantie die in 2013 werd opgericht omdat er veel onduidelijkheid bestond over de kwaliteit van digitale kilometerregistratie én over de geldigheid van de gegevens voor fiscale doeleinden. De stichting laat haar onafhankelijkheid en objectiviteit altijd voorop staan. De Raad van Toezicht benoemt het bestuur en een normcommissie zorgt dat de wetgeving door de leveranciers wordt gevolgd. Daarnaast is er een klankbordgroep die bestaat uit vertegenwoordigers van de brancheverenigingen, zowel aan de kant van de zakelijke rijders als aan de kant van de leveranciers van ritregistratiesystemen. Zo houdt de stichting de vinger aan de pols binnen de sector.

De belangrijkste functie van de stichting is het verlenen van het keurmerk voor kilometerregistratie. Zo is het eenvoudig om een ritregistratiesysteem te kiezen dat een sluitende ritadministratie voor de Belastingdienst oplevert. Deze eist dat een keurmerk objectief en onafhankelijk is en dat is dus geval voor het keurmerk voor rittenregistratie. Via het keurmerk RSS kunt u boetes en naheffingen vermijden. Anderzijds garandeert het keurmerk ook de kwaliteit van het systeem op zich. Producten die over het keurmerk beschikken, voldoen aan de strengste regels rondom privacy en fraudebestendigheid.

Voldoe aan de eisen van de Belastingdienst en vereenvoudig uw administratie

Telematics, en dan zeker de digitale ritregistratie, kan u helpen om de regels over ritregistratie [2] die de Belastingdienst stelt, na te komen. Voor de Belastingdienst is het essentieel om privé en zakelijke ritten te onderscheiden. Fleet managers en bedrijfsvoerders moeten duidelijk kunnen aantonen dat geen van de bedrijfsauto’s voor meer dan 500 km privégebruik is ingezet. Kunt u dit niet aantonen of houdt u de gegevens niet duidelijk bij, dan dient u een bijtelling privégebruik auto te betalen. 

Met de digitale ritregistratie van Verizon Connect Reveal wordt het onderscheid tussen privé  en zakelijk gebruik erg makkelijk gemaakt. De privéschakelaar in het systeem zorgt ervoor dat een chauffeur duidelijk kan aangeven wanneer hij voor privédoeleinden onderweg is. De gegevens van zowel privéritten als zakelijke ritten worden automatisch bijgehouden. 

Voor bedrijven met bestelauto’s die veel ritten afleggen, geldt een vereenvoudigde ritregistratie om hun administratie te ontlasten. De werknemer en de wergever maken hier een officiële afspraak over, die ze beiden ondertekenen. De Belastingdienst voorziet een voorbeeld afspraakdocument. De ondertekende versie moet worden doorgegeven, samen met de zakelijke adressen en de vereenvoudigde registratie.  De Belastingdienst gaat er uit dat de vereenvoudigde registratie nauwkeurig gebeurt en dat werkgevers en werknemers er rekening mee houden dat privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan. 

Alle andere ondernemingen moeten in de rittenregistratie van hun bedrijfsvoertuigen zijn de volgende gegevens vermelden: 

• Het merk, type en kenteken van het voertuig
• De periode waarin het voertuig gebruikt
• De ritgegevens

De ritgegevens houden het volgende in: 

• De datum
• Het vertrek- en aankomstadres
• Bij omleiding, of het niet volgen van de gebruikelijke route, moet de exacte route worden aangegeven
• Privérit of zakelijke rit, als er privé-omrijkilometers zijn tijdens een rit moeten deze worden aangegeven

Dit alles op papier bijhouden kost erg veel tijd en kan verwarrend zijn. Dit is verleden tijd. Telematics biedt hier een geautomatiseerde, geïntegreerde en sluitende rapportage die zo aan de Belastingdienst kan worden doorgegeven. Zo besteden zowel het administratief personeel op kantoor als de chauffeurs of monteurs die onderweg zijn heel wat minder tijd aan kilometerregistratie, wat uw bedrijf dan weer veel kosten kan besparen.

De automatische ritregistratie van Verizon Connect voldoet aan alle eisen voor het keurmerk ritregistratie en de Belastingdienst en staat dus garant voor de beste kwaliteit. De wetgeving wordt bovendien proactief gevolgd; als er in de toekomst bijkomstige eisen worden gesteld, worden deze direct geïmplementeerd in het ritregistratiesysteem.

Andere voordelen van telematics

Wanneer u Verizon Connect Reveal gebruikt, kunt u er ook van uitgaan dat de privacy van uw chauffeurs wordt beschermd; alle gegevens zijn beveiligd. Digitale ritregistratie en andere telematics oplossingen zoals gps-tracking,  installatie van een dashcam of asset-tracking bieden ook veel voordelen. U kunt in near-real-time de prestaties van uw chauffeurs bijhouden, hun rijgedrag monitoren, de onderhoudstoestand van het voertuig volgen, incidenten naderbij bekijken of een gebied afbakenen waarbinnen een voertuig zich mag verplaatsen. 

Vraag vandaag nog een prijsopgave voor ons ritregistratiesysteem aan en ontdek zelf hoe Verizon Connect Reveal uw bedrijf kan helpen. 

[1] https://keurmerkritregistratiesystemen.nl/stichting

[2]https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/winst/inkomstenbelasting/inkomstenbelasting_voor_ondernemers/privegebruik_auto/rittenregistratie