Solution de gestion de flotte en mode SaaS : les avantages

Les logiciels de gestion de flotte facilitent le travail des entreprises. Alors que les applications s'installent directement sur les ordinateurs des utilisateurs, dorénavant internet a remis en question ce mode de fonctionnement. Les applications SaaS sont de plus en plus fréquentes dans nos entreprises. Pourquoi et quels en sont les avantages ? 

On vous rappelle ici comment fonctionne un logiciel en mode SaaS et tout l’intérêt d’adopter une application sous ce système. 

Qu’est-ce que le mode SaaS ? 

Le SaaS (Software as a Service) qui signifie « logiciel en tant que service » est un système de logiciels hébergés dans le cloud et accessibles via internet à partir de n’importe quel ordinateur, tablette, ou smartphone. 

Contrairement aux logiciels « on premise » qui sont téléchargés directement sur l’ordinateur de l’utilisateur et pour lequel il faut payer une licence d’utilisation, les logiciels en mode SaaS sont installés sur des serveurs distants, et seul un abonnement est requis pour leur utilisation. Le montant de l’abonnement annuel ou mensuel varie selon les fonctionnalités demandées et la quantité de ressources stockées. 

L’hébergement, la maintenance et les mises à jour du logiciel ainsi que le stockage et la sécurisation des données sont pris en charge par le fournisseur. 

Il existe des applications SaaS dans de nombreux secteurs de l’entreprise : finances, ressources humaines, relations clients (CRM)… Ce sont par exemple des logiciels de paie, ou de comptabilité. 

Les avantages du SaaS pour la gestion de flotte automobile  

• Le coût

Avec une formule SaaS, vous ferez des économies non négligeables en vous épargnant l’achat de licences d’utilisation du logiciel. Aucun frais de matériel ne sont également requis puisqu’un système SaaS est accessible via une connexion internet. 

Dès la mise en service, vous constaterez qu’il ne vous coûtera rien d’autre que votre abonnement. Tout y est compris : stockage, maintenance, mises à jour, sécurisation des données… 

Ce qui n’est pas le cas pour l’achat de logiciel « on premise ». À la licence d’utilisation du logiciel « on premise », il faut rajouter des frais de maintenance parfois très élevés. Sans compter les risques liés au stockage et à la sécurité des données qui peuvent être aléatoires et insuffisants en interne.

Les solutions SaaS, quant à elles, génèrent des dépenses échelonnées sous forme d’abonnement mensuel ou annuel, plus facile donc de gérer votre budget grâce à la prédictibilité des coûts. 

Le prix dépend de l’utilisation effective du logiciel (nombre d’utilisateurs, volume de données stockées à sécuriser, fonctionnalités…). L’abonnement comprend généralement un service support disponible pour vous aider dans l’utilisation de la solution le cas échéant. 

La gestion en interne est simplifiée, car vous n’aurez pas à vous soucier de l’installation, des mises à jour, du stockage des données, de leur sauvegarde et de leurs mises en sécurité, car tout ceci est normalement compris dans le package proposé par l’éditeur du logiciel. 

De plus, étant donné qu’un logiciel en mode SaaS est considéré comme un service et non un investissement, ces frais peuvent être déduits immédiatement de votre chiffre d’affaires.

• L’accessibilité

Pouvoir accéder à vos données depuis un PC, laptop, tablette, smartphone ou même un véhicule est un avantage certain à la fois pour le gestionnaire de flotte comme pour les conducteurs. La solution SaaS est accessible depuis n’importe quel appareil connecté via le réseau internet. Dans un contexte où les salariés sont mobiles et le télétravail prend de l’ampleur, une solution accessible partout est donc l’idéal. 

Nos habitudes de vie font que nous sommes de plus en plus « connectés » et ce, dans tout lieu et à tout moment. Un système SaaS performant vous offrira cette instantanéité tant recherchée, qui devrait vous apporter de quoi être proactif et réactif afin de booster votre activité et gagner en efficacité.  

Soyez alerté d’un retard d’un collaborateur pour prévenir votre client, optimisez vos trajets en choisissant un itinéraire alternatif en cas d’encombrement sur la route… Autant de possibilités de réagir vite et en temps quasi réel vous sont désormais données. 

Profitez d’une gestion en interne simplifiée, où chaque utilisateur est libre d’accéder aux données, n’importe quand et de n’importe où, sans aucun risque de pertes.  

• Évolutif

Vous trouverez dans des logiciels SaaS performants de gestion de flotte, l’ensemble des fonctionnalités nécessaires pour gérer au mieux votre parc automobile : consommation de carburant, temps d’activité des véhicules, distance parcourue, type de conduite des salariés…. 

Retrouvez toutes vos données essentielles dans une seule et même application flexible et évolutive, et qui peut être modulable au besoin, selon l’évolution de votre flotte par exemple. 

L’un des grands avantages des systèmes SaaS, c’est qu’ils peuvent être ajustés en fonction de vos attentes. Vous n’aurez pas à investir dans une nouvelle version de licence de logiciel, d’augmenter la capacité de stockage du serveur ou de payer pour une installation sur l’ordinateur d’un nouvel utilisateur. 

Ajoutez ou supprimez à votre guise des fonctionnalités, des utilisateurs, personnalisez l’interface de votre application, modifiez les données clés remontées dans le tableau de bord… Le tout se faisant très facilement avec un système SaaS. 

Les formules choisies et les évolutions apportées se reflètent bien sûr dans le prix de votre abonnement.  

• Les données sécurisées

Les données concernant votre entreprise sont confiées à un tiers, le fournisseur de la solution SaaS. Si cela vous inquiète, sachez que votre prestataire est dans l’obligation de vous apporter la garantie de sa bonne conformité aux règles en vigueur concernant la protection et la sécurisation des données. Elles doivent notamment être protégées contre le vol et le piratage. Depuis 2018 et l’instauration du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), des règles très strictes encadrent le traitement, la circulation et la protection des données. 

La mise en place des RGPD est un gage de confiance. Vous pouvez être tout à fait serein sur la protection de vos données, elles ne se perdront pas dans la nature. Les prestataires utilisent différents moyens et des solutions de secours afin de garantir la sécurisation des données, rendant minimes les risques de perte et de vol.

Tandis qu’en les hébergeant sur un serveur interne à l’entreprise, vous prenez le risque de tout perdre en cas de sinistres des locaux ou du matériel (incendie, inondation, vol…).

Les confier à un tiers est donc plus sûr que de les conserver sur un serveur d’entreprise.