Tankpasfraude herkennen en misbruik voorkomen (4 tips)

Wilt u dit jaar uw bedrijf efficiënter laten werken? Voordat u nieuwe of betere apparatuur, andere voertuigen of meer medewerkers aanneemt, probeer dan eerst uw kosten te verlagen door o.a. diefstal van brandstof te voorkomen. Een belangrijk deel daarvan is het goed in de gaten houden van het gebruik van uw tankpassen.

Bedrijven met een wagenpark doen er logischerwijs veel aan om op brandstofkosten te besparen. Ze spreken bestuurders aan op ongewenst rijgedrag, plannen ideale routes en onderhouden hun voertuigen. Waar echter minder vaak aandacht aan wordt besteed, is brandstoffraude. Het actief opsporen en tegengaan van tankpasfraude is dus wel degelijk de moeite waard en kan een fikse kostenbesparing opleveren. Volgens marktonderzoek in Nederland en België, gebruikt 34% van bestuurders het bedrijfsvoertuig weleens voor een privéklus.

Met een voertuigvolgsysteem kunt u in bijna-realtime bekijken op welke locaties uw medewerkers rijden, en bij welk tankstation ze stoppen.      

Fraude met tankpassen komt voor in verschillende vormen. Leaserijders die met hun tankpas de auto van hun partner voltanken, koeriers die met de bedrijfspas brandstof kopen voor hun privévoertuig, of gevallen waarbij de tankpas wordt gestolen of geskimd. Uit hetzelfde onderzoek blijkt dat 29% van bestuurder weleens met de bedrijfsbus op vakantie gaat.

Daarnaast gebruikt 29% de bedrijfstankpas weleens om de privéauto bij te tanken. Zo te zien, het aantal cases van tankpasmisbruik neemt wel toe. In welke vorm brandstofdiefstal binnen uw organisatie ook voorkomt, om tankpasfraude tegen te gaan, zult u het eerst moeten herkennen.

Er is goed nieuws! Onverwachte kosten op u tankpas kunt u makkelijk opsporen. Dankzij een koppeling tussen UTA en het Reveal platform kunt u brandstofdiefstal helpen voorkomen. U kunt er ook voor kiezen een melding te ontvangen als er met een tankpas meer brandstof wordt afgerekend dan in de tank van het toegewezen voertuig kan.

Hieronder kunt u meer lezen over hoe u tankpasfraude makkelijker kan opsporen en voorkomen om uw bedrijf te beschermen.

Verkrijg meer inzicht in uw tankpas

Zorg er voor dat u inzicht verkrijgt in het brandstofverbruik binnen uw organisatie. De uitdaging is om een scheiding te maken tussen privé en zakelijk voertuiggebruik. Bestuurders kunnen de tankpas gebruiken om extra te tanken en het voertuig in hun vrije tijd te gebruiken. Beheer uw tankpas en verlaag het risico op onnodige kosten of slijtage en mogelijke ongelukken door ongeauatoriseerd voertuiggebruik.  

Wijkt het aantal gereden kilometers af van het aantal aangeschafte liters? Dat kan een teken van fraude zijn, maar het kan zijn dat het hoge brandstofverbruik het gevolg is van een verkeerde rijstijl of van achterstallig voertuigonderhoud. Bovendien weet u zo niet honderd procent zeker of iemand wel de juiste kilometerstand invoert. Als veiligheid ook op uw planning voor dit jaar staat, gebruik de kracht van wagenparkbeheer om ook diefstal van uw voertuigen tegen te gaan.

Herken tekenen van tankpasfraude

Om echt inzicht in tankpasfraude te verkrijgen, doet u er daarom goed aan ook op enkele andere zaken te letten. Een wagenparkbeheersysteem met tankpasintegratie helpt daarbij, omdat u daarmee in een oogopslag gedetailleerd informatie verkrijgt over gebruik maar ook in tekenen van fraude, zoals:

• het aantal daadwerkelijk afgelegde kilometers in vergelijking met het aantal afgelegde kilometers dat bij het afrekenen is ingevoerd;
• het werkelijke brandstofverbruik van een voertuig afgezet tegen de hoeveelheid aangeschafte liters;
• het aantal getankte liters per transactie vergeleken met het maximum tankinhoud van het betreffende voertuig;
• brandstoftransacties waarbij het aan de tankpas toegewezen voertuig niet in de buurt van het tankstation was;
• meerdere tankbeurten achter elkaar met dezelfde pas. Zeker als die op grote afstand van elkaar plaatsvinden, is dat een sterk teken dat de tankpas geskimd is.

Voorkom tankpasfraude

Door op bovenstaande zaken te letten, hebt u een instrument in handen om fraude met tankpassen tegen te gaan. Maar het is natuurlijk nog beter om fraude te voorkomen. Twee tips die u daarbij helpen.

Spreek uw medewerkers aan op hun brandstofverbruik. Dit is niet alleen een goede manier om brandstofkosten binnen uw organisatie terug te dringen, het schrikt potentiële tankpasfraudeurs ook af doordat ze weten dat u inzicht hebt in hun brandstofaankopen.

Dit kan ook zorgen voor beter rijgedrag. Hard rijden, stationair draaien, inefficiënte routes en slecht onderhouden voertuigen dragen bij aan een hoog brandstofgebruik en o.a. ook meer tankbeurten. Lees meer over het voorkomen van een slecht rijgedrag en het bevorderen van verantwoordelijkheid in het verkeer.

Ook tanken langs de snelweg kan invloed hebben op brandstofkosten Het aanmoedigen van tanken buiten de snelweg is een goed begin, maar een dergelijk beleid wordt past echt effectief als u toezit dat het wordt nageleefd. Zorg daarom dat u duidelijk inzicht heeft in waar uw werknemers tanken. Zo zorgt u dat uw werknemers niet meer tanken langs de snelweg.

Wijs uw bestuurders op hun verantwoordelijkheid om veilig met tankpassen om te gaan. In veel gevallen van brandstofdiefstal gaat het namelijk niet om frauderende medewerkers, maar is de roof het gevolg van gestolen of geskimde tankpassen. Herinner uw medewerkers er dus aan dat ze nauwkeurig omgaan met hun pas en dat ze hun pincode nergens opschrijven.

Blijf scherp en analyseer informatie

Bij het bestrijden van tankpasfraude is het goed om u zich te realiseren dat de meeste van uw medewerkers het beste met uw organisatie voor hebben. Maar ook bij deze bestuurders kan het geen kwaad om op het brandstofverbruik te letten.

Niet iedereen is zich namelijk bewust van een verkeerde rijstijl. Hen aanspreken op zaken als te hard rijden of te snel optrekken, levert u niet alleen een kostenbesparing op, maar zorgt er ook voor dat ze veiliger de weg opgaan. Blijf dus scherp en behoud inzicht in het brandstofverbruik van uw wagenpark.

Er is een makkelijk manier om brandstoftransacties automatisch te matchen met voertuiglocatie- en activiteitsgegevens. Verizon Connect-accounts gekoppeld aan de UTA-tankkaartintegratie zullen dagelijks updates verwerken om brandstof transactiegegevens te matchen met de GPS-gegevens van het voertuig. Wilt u het een stap verder nemen? U kunt ook trends in uw wagenpark bekijken met de ‘Bandstofefficiëntie’ en ‘Gekochte Brandstof’ rapportages statistieken. Lees meer over de integratie met UTA.