Planeamento na Gestão de Frotas

A gestão de frotas pode ser, como boa parte dos processos de planeamento empresariais, um sucesso ou verdadeiro fracasso. Porquê? Porque não se trata de uma ciência exata. No entanto, existe um grande erro que muitos gestores de frotas cometem sem que se apercebam do mesmo, um erro que pode custar milhares de euros.

Este erro tão comum não está propriamente relacionado com o planeamento em si. A fase de planeamento até pode ser perfeita, mas o problema surge, normalmente, depois dos planos estarem delineados.

Não cometa o mesmo erro de planeamento

À medida que for evoluindo a sua capacidade de planeamento, seja como gestor de frota, seja como responsável máximo pela área dos transportes ou responsável pelo departamento das operações, irá facilmente aperceber-se que compensa identificar este erro - as diferenças nos seus lucros serão consideráveis.

Os responsáveis pelo planeamento da frota esquecem-se frequentemente que planear é muito mais do que fazer um plano, esquecem-se de analisar simultaneamente a situação atual e o histórico de desempenhos. O feedback recolhido é uma base essencial para a criação de planos mensuráveis e para a otimização das atividades realizadas.

O facto de não medir a forma como os seus planos são postos em prática leva a que, muitas vezes, as frotas continuem a cometer os mesmos erros, a desperdiçar oportunidades de crescimento e a vincar de forma recorrente a dúvida sobre a razão pela qual não conseguem aumentar os seus níveis de rentabilidade.

Qual é o impacto que este erro pode ter nas contas de uma frota?

Este erro tem custos enormes, já que implica que as empresas desperdicem oportunidades para melhorarem as suas operações e pouparem. Após a comparação entre o plano e a realidade, os gestores de frota podem monitorizar o sucesso das suas ações de forma instantânea, identificando as áreas onde os seus planos se revelaram irrealistas e pouco rentáveis. Este relatório permite igualmente identificar outros problemas que estejam a representar custos adicionais desnecessários, tais como:

• Quilómetros adicionais por desvios de rota: ao comparar a rota efetivamente seguida pelas suas viaturas, com a rota que inicialmente definiu por sugestão do sistema da Verizon Connect, poderá identificar os pontos de ineficiência dessas viagens, ou seja, os desvios de rota realizados.
• Demasiado tempo no cliente: o relatório que confronta as suas expectativas com a realidade da atividade da sua frota, permite-lhe identificar os serviços que tiveram uma duração superior ao previsto e desejável. Nestes casos poderá identificar os casos em que terá de cobrar mais pelo serviço executado, dado que o tempo de execução do mesmo foi superior ao inicialmente previsto. Também poderá identificar situações em que os seus colaboradores necessitem de formação adicional para a realização de determinado tipo de serviços. O objetivo? É que executem as suas tarefas de forma mais eficaz e rápida.
• Serviços pouco rentáveis: para um gestor de frota, é essencial que assegure que os seus colaboradores estão a utilizar o seu tempo de forma proveitosa. Alguns dos desempenhos em análise, poderão revelar que alguns serviços não são rentáveis, dado que exigem demasiado da sua equipa e da sua frota face ao retorno esperado.
• Utilização Ineficiente dos ativos: colaboradores, viaturas e equipamentos representam custos operacionais bastante significativos. O problema é que se estes recursos não estiverem a ser utilizados de forma eficiente, os custos serão ainda mais difíceis de suportar. Os relatórios de desempenho relativos às mais diferentes áreas de atividade da sua frota, irão mostrar-lhe os pontos de ineficiência da sua sua frota.

Estas são despesas que estão “escondidas” e que no final de um ano, quando juntas, podem pesar bastante. Sem um processo de análise contínuo, as atividades de planeamento podem não ser mais do que um tiro no escuro, não tendo os gestores uma forma precisa de saber se estão a atingir o alvo, ou sequer onde é que esse alvo está.

Quão otimizado é o planeamento da sua frota?

 Quais são as áreas da sua frota que mais necessitam de ser otimizadas? Como é que poderá saber se o seu planeamento está a correr tão bem quanto aquilo que idealizou. A melhor forma de começar é definir desde logo as métricas de análise corretas para poder medir os dados de forma eficaz, planeando e pensando a sua frota com informações fidedignas. Poderá fazê-lo com ajuda de um sistema de gestão e localização de frotas por gps.

Quanto mais cedo começar, mais rápido poderá identificar mudanças positivas nas suas margens de lucro.

Consulte o infográfico "Qual o ROI das soluções de Gestão e Localização de Frotas através de GPS?"