Het bijhouden van een rittenregistratie voor de Belastingdienst

SHARE

Werknemers in Nederland die minder dan vijfhonderd privékilometers rijden in een zakelijk voertuig, hoeven geen rekening te houden met een bijtelling op hun salaris. Als u een naheffing of boete wilt voorkomen, is het daarbij wel belangrijk dat er een ritregistratie wordt bijgehouden zodat de Belastingdienst kan controleren of werknemers zich wel aan die limiet houden. Aan welke voorwaarden moet die ritregistratie in Nederland voldoen?

Wat is een zakelijk voertuig?

Allereerst is het belangrijk om te weten wanneer er sprake is van een zakelijk voertuig. De Belastingdienst spreekt van gebruik van een zakelijk voertuig als een van onderstaande punten van toepassing is:

« het voertuig dat de werknemer gebruikt is eigendom van het bedrijf;
« het bedrijf leaset of huurt een voertuig en stelt het ter beschikking van de werknemer;
« de werknemer heeft een eigen voertuig en het bedrijf neemt alle voertuigkosten (inclusief afschrijving) voor zijn rekening;
« de werknemer huurt of leaset een voertuig,
« en het bedrijf vergoedt daarvan de kosten.

Om een naheffing te voorkomen, is het dus belangrijk om te kunnen aantonen dat een werknemer maximaal vijfhonderd privékilometers per kalenderjaar rijdt. Een aantal uitzonderingen daargelaten, zult u daarvoor een door de Belastingdienst controleerbare rittenregistratie moeten bijhouden.

Welke voertuiggegevens heeft u nodig?

De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan een rittenregistratie, waarin u per voertuig de volgende gegevens moet opnemen

« merk en type;
« kenteken;

GPS tracking een overweging voor uw organisatie? Lees in onze Buyer’s Guide waar u op moet letten bij de aanschaf van een systeem.

« de tijdsperiode waarin de werknemer het voertuig tot zijn of haar beschikking heeft;
« de ritgegevens

Wat zijn ritgegevens?

Onder een rit verstaat de Belastingdienst de enkele reisafstand tussen twee adressen. In een rittenregistratie moet u per rit de volgende gegevens bijhouden:

« de datum;
« de begin- en eindstand van de kilometerteller;
« het vertrek- en aankomstadres;
« of het gaat om een privé- of een zakelijke rit;
« de afgelegde route;
« indien tijdens een zakelijke rit om privéredenen is omgereden: het aantal privékilometers binnen de rit.

Automatische rittenregistratie

Begint het u al te duizelen bij de gedachte aan de administratieve rompslomp die bij het bijhouden van een rittenregistratie komt kijken? Houd dan automatisch een rittenregistratie bij in Reveal.

Dit fleetmanagementsysteem houdt namelijk het aantal gereden privé- en zakelijke kilometers bij, en verwerkt alles in een overzichtelijke rapportage. Dit doet het zowel per bestuurder als per voertuig, en omdat Reveal beschikt over het Keurmerk RitRegistratieSystemen kunt u de rapportages zo indienen bij de Belastingdienst.

Ontdek hoe ons platform u de zichtbaarheid geeft die u nodig heeft om meer gedaan te krijgen.

Fleetmanagementsysteem of tachograaf? Wat is het verschil?

Wat is het verschil tussen een fleetmanagementsysteem en een digitale tachograaf? En wat is de toegevoegde waarde van...

Drie tips om met data de verzekeringspremies voor uw wagenpark laag te houden

De meeste verzekeringsmaatschappijen baseren hun premies op data. Maar wat zij kunnen, kunt u ook. Gebruik daarvoor d...

Vier mythes over Fleetmanagement

Over fleetmanagementsystemen bestaan spookverhalen. Jammer, want die mythes ontnemen het zicht op de voordelen van fl...

Veel gestelde vragen over privacy en fleetmanagement systemen

De introductie van een fleetmanagementsysteem kan tot vragen leiden van werknemers die zich zorgen maken om hun priva...