¿Qué es la gestión de flotas? Todo lo que necesitas saber

Asegurarse de que las operaciones de una empresa funcionan de forma segura y eficiente es un gran desafío. Aquí la gestión de flotas puede resultar de gran ayuda. Su objetivo es impulsar la eficiencia operativa y la productividad y, al mismo tiempo, promover la seguridad de los vehículos y la de los conductores. 

Con la gestión de flotas se puede ayudar a las empresas de cualquier tamaño a administrarlas de forma más organizada, a aumentar los ingresos, así como a mejorar la satisfacción del cliente. Antes de profundizar en las diversas tecnologías involucradas, empecemos por entender exactamente qué es la gestión de flotas.

La gestión de flotas en pocas palabras

La gestión de flotas es el proceso de coordinación y organización de vehículos comerciales. Su función más básica es el seguimiento de vehículos, que funciona gracias a la telemática. Esto permite al gestor de flota rastrear la ubicación, el comportamiento y el estado de los vehículos. Así se pueden controlar las flotas para ayudar a mejorar la seguridad y a reducir los riesgos.

En algunas industrias, la gestión de flotas de vehículos también adopta la forma de seguimiento de recursos, para gestionar equipos como grúas, niveladoras, remolques y herramientas especializadas. 

El objetivo general de la gestión de flotas es aumentar la eficiencia y la productividad, al tiempo que se mejora la seguridad de los conductores y los vehículos. Esto puede lograrse combinando el seguimiento de vehículos, informes sobre el consumo de combustible, supervisión de los conductores y gestión del mantenimiento de los vehículos.

¿Cómo funciona la gestión de flotas?

El software de gestión de flotas es el corazón del proceso de gestión de flotas de vehículos. Se basa en un sistema GPS que funciona a través de GPRS, satélite, radio o una combinación de los tres.

Las comunicaciones por satélite tienden a ser el método de transmisión de datos más caro, pero es la opción más efectiva para rastrear vehículos en lugares remotos donde la señal móvil es débil. El satélite también es fundamental para rastrear vehículos que viajan a lugares en los que la geografía limita las capacidades de una señal GPRS.

Veamos ahora con más detalle algunas de las funciones específicas del software de gestión de flotas y cómo funcionan:

• Seguimiento de vehículos. Los dispositivos de rastreo basados en Internet permiten al responsable de la flota ver la posición exacta de cada vehículo de la flota. En caso de un percance, pueden enviar ayuda y restaurar los servicios tan pronto como sea posible, ayudando a reducir posibles retrasos a los clientes. 
• Notificaciones del estado del vehículo. Recibir actualizaciones sobre el estado de un vehículo. Esto incluye notificaciones sobre exceso de velocidad, llegadas que no se han producido, paradas prolongadas y acceso de vehículos no autorizados.
• Puntos de interés. Busca e identifica localizaciones útiles situadas cerca de donde se encuentran los clientes habituales. El análisis de estas rutas puede ayudarte a mejorar la eficiencia y el servicio que se ofrece a los clientes.
• Comunicación con el conductor. Envía directamente al conductor instrucciones, órdenes y mensajes sobre rutas específicas o nuevos destinos. El conductor puede responder a los mensajes y confirmar las instrucciones.
• Evaluar los comportamientos de conducción. Para comprender las posibles áreas problemáticas, los gestores pueden estudiar los datos sobre el consumo de combustible, la velocidad, las frenadas y el uso del motor. Estos datos pueden ser utilizados para entrenar y formar a los conductores de forma adecuada.
• Estadísticas de los conductores. Monitoriza varias estadísticas de empleados para el total de los trabajadores. Estas incluyen el número de horas trabajadas y el tiempo dedicado a los viajes, que ayudan a administrar el tiempo productivo y a garantizar la seguridad de los empleados, con las horas de trabajo y de descanso adecuadas.
• Planificación de la ruta. Con información sobre el tráfico casi en tiempo real, los gestores de flota pueden desarrollar y ajustar los planes de ruta para ayudar a evitar los atascos y a reducir la posibilidad de llegar tarde al destino.
• Control de mercancías. Se hace un seguimiento de la temperatura de almacenamiento de las mercancías para verificar que siempre se mantenga en el nivel correcto. Las notificaciones aparecen cada vez que se abren las puertas de un vehículo, para ayudar a evitar que se rompa la cadena de frío.

Los principales beneficios de la gestión de flotas

La tecnología de gestión de flotas de vehículos puede beneficiar a las empresas y mejorar sus operaciones en varias esferas clave.

Ayuda a promover un entorno de trabajo más seguro

La gestión de flotas tiene el potencial de crear un entorno seguro para los trabajadores. Al identificar los comportamientos peligrosos al volante, los gestores de flotas pueden encontrar las áreas problemáticas y poner en práctica iniciativas de capacitación y formación en consecuencia.

Mientras tanto, la supervisión de las condiciones de los vehículos ayuda al mantenimiento de los vehículos de la flota para que sigan siendo seguros. Estos factores positivos pueden tener efecto dominó y ayudar a mejorar la experiencia diaria del total de los trabajadores, aumentar su satisfacción, el esfuerzo y la eficiencia.

Ayuda a reducir el consumo de combustible y los costes de mantenimiento

La tecnología de gestión de flotas da a los gerentes la oportunidad de detectar los problemas con antelación e identificar las áreas en las que se puede ahorrar.

Además, realiza un seguimiento del kilometraje y de otros indicadores de rendimiento del vehículo en el tablero de mandos, lo que facilita la identificación de las necesidades de mantenimiento y de combustible. Esto puede ayudar a aumentar significativamente la vida útil de los vehículos de una flota.

Mejora de la información

Analiza el rendimiento de tu flota a lo largo del tiempo. Identifica las tendencias importantes de cada equipo, departamento o de toda la flota. Nuestros tableros personalizables facilitan la revisión del progreso hacia los KPI o los presupuestos, con análisis de flota casi en tiempo real proporcionados por nuestro sistema de gestión de flotas de vehículos.

Entre otros factores, estos análisis incluyen la distancia recorrida, el tiempo total de inactividad, la duración de las paradas, la actividad de los vehículos (horas trabajadas) y la conducción temeraria.

Aumento de la satisfacción del cliente

Los clientes también pueden beneficiarse de la tecnología de gestión de flotas. Entre la información a la que pueden tener acceso se encuentra la temperatura de la mercancía o la hora de llegada. 

El futuro de la gestión de la flota de vehículos

La complejidad y el potencial de la tecnología de gestión de flotas está en continuo crecimiento, con nuevas tendencias que van apareciendo todo el tiempo.

La realidad aumentada

Esencialmente, la realidad aumentada implica “Generar una imagen virtual sobre una imagen real, permitiendo la interacción en tiempo real, mezclando sin problemas objetos virtuales 3D (o 2D) con objetos reales”.

En lo que respecta a la gestión de flotas, esta tecnología podría utilizarse para proporcionar a los conductores información adicional de seguridad. Los parabrisas de los vehículos podrían actuar como pantallas, con información visualizada como alertas de tráfico flash o un velocímetro.

Vehículos autónomos

Los vehículos autónomos reducirán la tensión y la presión de los conductores al permitirles concentrarse en las órdenes de trabajo, la actualización de notas y el envío de facturas. 

La tecnología telemática podría proporcionar a estos vehículos autónomos los medios para reconocer los atascos u otros problemas de la carretera casi en tiempo real y desviar su ruta en consecuencia. Todavía queda mucho por hacer con esta tecnología, pero es un punto clave para el futuro de la gestión de flotas.

Centrarse en el futuro puede seguir impulsando la gestión de flotas de vehículos hacia la mejora en la conectividad de los empleados y en el funcionamiento de los vehículos. Avances tecnológicos mayores pueden permitir que se tomen decisiones perfectamente fundamentadas, ya que se basarán en estudios exhaustivos del rendimiento real de la flota.